Wie bildet ein modernes ERP-System den gesamten Vertriebsprozess ab? Von der ersten Kundenanfrage über das Angebot, die Auftragsbestätigung und Projektabwicklung bis hin zur Abrechnung – Odoo deckt jeden Schritt nahtlos ab. Ohne Medienbrüche, ohne doppelte Dateneingabe.
In diesem Beitrag zeigen wir den kompletten Workflow am Beispiel einer realen ERP-Einführung. Die Screenshots stammen aus einer Odoo 19 Instanz mit echten Geschäftsdaten.
Der Vertriebsprozess im Überblick
Ein typisches Projekt bei Detalex durchläuft sieben klar definierte Phasen – von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung:
- CRM & Lead-Management – Kundenanfragen zentral erfassen, qualifizieren und priorisieren
- Angebotserstellung – Professionelle Angebote mit Produktkatalog und automatischer Preisberechnung
- Kunden-Preview & Kommunikation – Angebot im Portal teilen, Rückfragen direkt am Vorgang klären
- Auftragsbestätigung – Ein Klick: Vom Angebot zum verbindlichen Auftrag mit automatischer Projektanlage
- Projektabwicklung – Aufgaben im Kanban-Board, Zeiterfassung, Meilensteine
- Abrechnung – Rechnungen aus dem Auftrag generieren, DATEV-Export, Zahlungsabgleich
- Kundenportal – Self-Service: Angebote bestätigen, Projektstatus einsehen, Rechnungen bezahlen
1. CRM: Vom Lead zur Opportunity
Alles beginnt mit einem Lead. Ob Messebesuch, Website-Anfrage oder Empfehlung – Odoo CRM erfasst jede Verkaufschance und ordnet sie automatisch in die Pipeline ein. Vertriebsmitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Deals in welcher Phase stehen und wo der nächste Schritt fällig ist.
Im Beispiel: Drei aktive Opportunities – eine ERP-Migration von SAP, ein Digitalisierungsprojekt für ein Architekturbüro und eine Klinik-ERP-Erweiterung. Zusammen über 90.000 € Umsatzpotenzial.
Die CRM-Pipeline zeigt alle Verkaufschancen nach Phase sortiert
2. Angebotserstellung: Schnell und professionell
Aus einem qualifizierten Lead wird in wenigen Minuten ein vollständiges Angebot. Der Produktkatalog liefert Preise, Beschreibungen und Steuerregeln. Rabatte, Zahlungsbedingungen und individuelle Notizen werden direkt im Angebot hinterlegt.
Im Beispiel: Ein Beratungsangebot für Grünbau Architekten mit Prozessberatung (60 Stunden), BIM-Integration und zwei Schulungstagen – Gesamtvolumen 15.640 €.
Angebot mit drei Positionen, automatischer Steuerberechnung und Geschäftsbedingungen
3. Kundenportal: Online bestätigen oder Feedback geben
Das Angebot wird per Link geteilt. Im Portal sieht der Kunde alle Details und kann sofort reagieren: unterzeichnen, Rückfragen stellen oder ablehnen. Kein PDF-Ping-Pong per E-Mail, keine verlorenen Versionen.
Kundenportal mit Unterzeichnen, Feedback und Ablehnen – alles online
4. Auftragsbestätigung & Kommunikation
Nach Freigabe wird das Angebot zum Auftrag. Der Chatter protokolliert die gesamte Kommunikation: Angebotsänderungen, Rückfragen des Kunden, interne Abstimmungen. Im Beispiel: Ein lebhafter Austausch zwischen Stefan Weber (Einkauf TechVision) und dem Detalex-Team – von der Barcode-Scanner-Kompatibilität bis zur Kick-Off-Planung.
Links: Auftragspositionen über 34.000 €. Rechts: Kommunikationsverlauf mit Kunde
5. Projektabwicklung im Kanban
Für den TechVision-Auftrag wurde automatisch ein Projekt erstellt. Sieben Aufgaben – von der Anforderungsanalyse bis zum Go-Live – sind über vier Phasen im Kanban-Board verteilt. Zwei Aufgaben sind bereits erledigt, zwei in Arbeit, eine im Review.
Aufgaben nach Phasen: Planung → In Arbeit → Review → Erledigt
6. Abrechnung
Aus dem bestätigten Auftrag wird die Rechnung generiert – alle Positionen, Preise und Steuern automatisch übernommen. Im Kundenportal kann der Empfänger die Rechnung einsehen, als PDF herunterladen oder direkt online bezahlen.
Bestätigte Rechnung RE/2026/00010 über 29.718 €
Portal-Ansicht: Jetzt bezahlen, Herunterladen und Kommunikation
Fazit
Odoo bildet den kompletten Geschäftsprozess in einem System ab. Jede Information fließt nahtlos von Phase zu Phase: Das Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zum Projekt, das Projekt zur Rechnung. Keine Insellösungen, keine doppelte Datenpflege.
Überzeugen Sie sich selbst: Vereinbaren Sie einen Beratungstermin und erleben Sie den Prozess live in einer Demo.
